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无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定.拥有一套智能化,信息化的办公系统,对办公人员和企业决策者来说,工作效率上的提高是显而易见的.在网络连接千万家的时代,办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能.今天的中国,"企业信息化","政府部门信息化"都忙得如火如荼,一套的办公自动化(OA)系统将是企事业单位迈进数码时代的"基石"。
众所周知,我们绝大多数企业和非赢利单位,都采用层层授权的金字塔式的管理模式,从控制论的角度看,这种模式的好处是容易控制全局,但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通,高层了解底层的信息除了通过的直接下属(中层管理者)外,就是自己亲自了解,亲自了解往往很累;通过中层管理人员,则有一个信息反馈的效率和成本问题,无疑,单位的信息化能提率节省成本。
基于层层授权,各司其职的思想,近年来应用较广的企业信息管理系统(MIS),ERP等.这些软件使企业高层很方便地了解企业采购,销售,库存以至财务的情况,企业的中层到底层都置于了高层的管理监督之下.因此这类软件大多上级对下级控制有余,同级与同级的部门与人员协作交流不足.控制太多,人就会变成机器,工作就缺乏乐趣,只有协作交流起来,工作就变得轻松有趣,更符合人性化设计,更容易发挥普通人的智慧和积极.办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作!
办公自动化的发展是一个不断进化的过程,随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段:办公电脑化,单位有了电脑,可以打印文件,保存数据,用一些单机版软件等.办公网络化,单位的电脑有了局域网并连上了互联网,实现了资源共享,但内部缺乏秩序和安全.网络程序化,在办公网络化的基础上,有了网络办公软件的办公平台,实现了轻松有序的管理.将来还可能有网络办公的智能化,办公变得越来越轻松。
办公自动化软件,具体来说有哪些作用呢
首先能极大地提高工作效率,不用拿着各种文件,申请,单据在各部门跑来跑去,等候审批,签字,盖章.这些都可在网络上进行。
其次是节省运营成本:包括时间和纸张。
第三是规范单位管理:把太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签,计划日志,用款报销等工作流程审批都可在网上进行。
第四是提高企业竞争力,凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极提供了舞台.无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。
第五是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。
办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合,应该是对于单位的领导来说,OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据。对于中层管理者OA是信息管理系统,而对于普通管理者,OA又是事务/业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确,,愉快的工作。
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